Вряд ли найдется бюджетная организация, не использующая в своей деятельности канцелярские товары, ведь это предметы, без которых прос­то невозможно обойтись, они помогают работникам организовано, удобно и успешно исполнять свои трудовые обязанности.

Начнем с того, что канцелярские товары принадлежат к запасам, учет которых на сегодняшний день регламентируетИнструкция по учету запасов бюджетных учреждений, утвержденная приказом ГКУ от 08.12.2000 г. № 125 (далее — Инструкция № 125).

Расходы на приобретение канцелярских, письменных принадлежностей в соответствии с Инструкцией по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом МФУ от 12.03.2012 г. № 333(далее — Инструкция № 333), осуществляются по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь».

Напомним, что оплата поставщику за канцелярские товары может быть осуществлена распорядителем бюджетных средств только после их получения (п. 1 ст. 49 Бюджетного кодекса Украины).

Канцелярские товары оприходуются на основании надлежаще оформленных первичных документов поставщика (товарно-транспортные накладные, товарные накладные и т. п.).  

Канцелярские принадлежности учитываются по месту их ответственного хранения (поступления) и в бухгалтерии.

Ответственность за прием, хранение и отпуск запасов возлагается на материально ответственных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения. С должностными лицами, отвечающими за сохранность материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. При получении запасов, в том числе канцелярских принадлежностей, материально ответственное лицо на документе поставщика или на акте приема запасов должно расписаться в получении этих ценностей и принять их на ответственное хранение.

Учет запасов учреждения по месту ответственного хранения (нахождения) ведется материально ответственными лицами в Книге складского учета запасов, форма и порядок ведения которой утверж­дены приказом ГКУ от 18.12.2000 г. № 130 
по наименованиям, сортам, количеству.

К обязанностям материально ответственного лица относится систематическое ведение оперативного учета запасов, в том числе канцелярских товаров, подача в бухгалтерию учреждения реестров документов, заполняемых на основании данных приходных и расходных документов.

В бухгалтерии учет канцелярских принадлежностей ведется в количественном и суммарном выражении по наименованиям и материально ответственным лицам.

Бухгалтерская служба проверяет полученные первичные документы по форме и содержанию, то есть проверяется наличие в документе обязательных реквизитов, соответствие хозяйственной операции действующему законодательству, логическая увязка отдельных показателей и правильность арифметических подсчетов.

Работниками бухгалтерии периодически осуществляется проверка наличия запасов с записями в книге и данными бухгалтерского учета.

Бухгалтерия учреждения систематически сверяет свои записи об учете запасов с записями, которые ведут материально ответственные лица по местам хранения (нахождения) запасов. Для этого материально ответственными лицами каждый месяц подаются в бухгалтерию приходные и расходные документы с реестром подачи документов, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр реестра после проверки правильности оформления первичных документов возвращается материально ответственному лицу, а другой остается в бухгалтерии.

Для аналитического учета материальных ценнос­тей (канцелярских товаров) бухгалтерией применяются: Книги количественно-суммового учета (форма № 3–6а), Карточки количественно суммового учета (форма № 3–7), оборотные ведомости (форма № 3–11).

Карточки количественно-суммового учета регистрируются в Описи карточек по учету запасов (форма № 3–14).

При автоматизированном ведении бухгалтерского учета книги количественно-суммового учета или карточки могут не применяться.

Книги или карточки количественно-суммового учета ведутся по видам, количеству и стоимости запасов.

В соответствии с п. 67 Инструкции № 125 аналитический учет запасов, приобретенных за счет средств специального фонда, ведется по тем же учетным регистрам, но отдельно от операций за счет средств общего фонда.

Выдача канцелярских товаров из мест ответственного хранения (нахождения) производится по документам установленной формы, утверждаемых руководителем учреждения. Для бюджетных учреждений, наряду с формами, установленными приказом Минстата «Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов» от 21.06.96 г. № 193, применяются такие формы:

1) Накладная (требование), предназначенная для оформления поступления запасов на склад и выдачи запасов со склада. Может применяться при перемещении запасов в учреждении. 

Накладная (требование) выписывается в двух экземплярах.

2) Заборная карта предназначена для оформления материальных ценностей, которые выдаются систематически в течение месяца.

При этом заборная карта выписывается на каждого получателя на несколько наименований ценностей. Эта карта выписывается в двух экземп­лярах, один из которых с распиской получателя хранится на складе, другой — у получателя. При ежедневном отпуске запасов заборная карта выписывается сроком на 15 дней, а при периодическом отпуске — сроком на месяц.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Порядком применения Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденным приказом МФУ от 26.06.2013 № 611,канцелярские принадлежнос­ти, используемые для текущих нужд учреждения, учитывается на субсчете 234 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности».

Учет операций по расходованию материалов, в том числе и канцелярских товаров, отражается в накопительной ведомости расходования материалов — мемориальный ордер № 13, форма и порядок ведения которого утвержденаприказом ГКУ от 27.07.2000 г.№68.

Итоги по субсчетам по результатам месяца по мемориальным ордерам записываются в книгу «Журнал-главная» (ф. 308 — бюджет).

Также обращаем внимание на то, что в соответствии с п. 27 Инструкции № 125 и Порядком применения Плана счетовв небольших учреждениях канцелярские принадлежности (бумага, карандаши и т. п.), приобретенные и одновременно выданные на текущие нужды, могут сразу списываться на фактические расходы с отражением их общей стоимости за дебетом и кредитом субсчета 234.

При этом на документах, подтверждающих приобретение и получение этих ценностей, обязательно должна быть подпись лица, получившего эти материалы.

Списание использованных материалов (канцелярских товаров) на основании подтверждающих документов отражается за дебетом субсчета 801–802, 811–813 и кредитом субсчета 234.

В бюджетной отчетности приведенная операция отражается в зависимости от того, за счет каких средств приобретены материалы (канцтовары). Если канцтовары приобретены за счет средств общего фонда бюджета, то в форме № 2 «Отчет о поступлении и использовании средств общего фонда», если за счет средств специального фонда бюджета — в соответствующей форме № 4.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В соответствии с п. 50 Инструкции № 125 суммы НДС, уплачиваемые при получении (покупке) запасов, не засчитываются в стоимость запасов и относятся на фактические расходы учреждения по коду экономической классификации расходов, предназначенному для приобретения этих материальных ценнос­тей, или относятся к налоговому кредиту.

Пунктом 1.3 Инструкции № 333 определено, что уплата НДС, включенного в цену товаров, работ и услуг, осуществляется по тому КЭКР, по которому происходит основной платеж, или по КЭКР 2800 «Другие текущие расходы», если сумма НДС включается в налоговый кредит.

Пример. Бюджетное учреждение приобрело канцтовары на общую сумму 4800 грн., в том числе НДС 800 грн.