Підзвітною особою було втрачено чек на придбання ТМЦ, постачальник видав копію чека з контрольної стрічки, засвідчену його печаткою.
Як в цьому випадку компенсувати витрачені кошти та відобразити податковий кредит і витрати у податковому обліку (податкова накладна наявна в оригіналі)?

 

Структура форми звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – звіт), затвердженої наказом ДПАУ від 23.12.2010 р. № 996, зобов’язує надавати разом зі звітом підтвердні документи.

По-перше, відповідно до п. 7.39 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637, під час перевірки звітів про використання коштів для вирішення господарських питань особлива увага приділяється дотриманню підзвітними особами встановлених термінів складання та подання до бухгалтерії відповідних звітів, своєчасність повернення до каси підприємств залишку невикористаних коштів (одночасно з відповідним звітом), наявність оригіналів підтвердних документів, їх погашення тощо.

По-друге, відповідно до п. 138.2 ПКУ витрати, які враховуються для визначення об’єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, встановлених розділом II ПКУ.

По-третє, відповідно до п. 198.2 ПКУ датою виникнення права платника податку на віднесення сум податку до податкового кредиту вважається дата тієї події, що відбулася раніше: або дата списання коштів з банківського рахунка платника податку на оплату товарів/послуг, або дата отримання платником податку товарів/послуг, що підтверджено податковою накладною.

Таким чином, за відсутності оригіналу чека у підприємства відсутні права:

– на відшкодування витрат підзвітній особі згідно з поданим звітом;

– на віднесення зазначених сум до витрат у податковому обліку;

– на включення зазначених сум ПДВ до складу податкового кредиту на підставі податкової накладної (оскільки відсутнє документальне підтвердження факту отримання товару чи його оплати).

Шляхи вирішення. Оскільки фіскальний чек з касового апарата відновити неможливо, то для підтвердження факту отримання товару та його оплати у такому випадку слід зробити наступне:

1) або отримати від контрагента документ «Видаткова накладна» з переліком ТМЦ, підписом та печаткою постачальника та штампом «ОПЛАЧЕНО»;

2) або вважати, що оригінал зазначеного документа (чека) був на момент складання звіту про використання підзвітних коштів (авансового звіту), та з якихось причин зник після його здачі до бухгалтерії підприємства.

У першому випадку чек з касового апарата повністю замінюється на видаткову накладну, з переліком ТМЦ, яка разом зі штампом «ОПЛАЧЕНО», повністю відповідає ознакам підтвердного документа (можна відобразити витрати та погасити аванс/відшкодувати витрати працівнику). А податкова накладна, що підтверджується видатковою накладною, дає право на податковий кредит.

У другому варіанті слід вважати, що були підстави для включення сум за таким звітом до складу витрат у податковому обліку та для правомірного відшкодування витрат/погашення авансу працівнику. А в подальшому, скажімо, через місяць зазначений чек було за якихось причин втрачено.

При цьому слід керуватися пп. 139.1.9 ПКУ: у разі втрати, знищення або зіпсуття документів платник податку має право письмово заявити про це органу державної податкової служби та здійснити заходи, необхідні для поновлення таких документів. Письмова заява має бути надіслана до/або разом із поданням розрахунку податкових зобов’язань за звітний податковий період. Платник податків зобов’язаний відновити втрачені, знищені або зіпсовані документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження такої заяви до органу державної податкової служби, митного органу. Якщо платник податку поновить зазначені документи в наступних податкових періодах, підтверджені витрати включаються до витрат за податковий період, на який припадає таке поновлення.

Алгоритм дій у цьому випадку такий.

1. Оформити наказ по підприємству про втрату документів та вжиття заходів про відновлення втрачених документів (бажано, щоб було втрачено декілька документів, відновити які є можливість).

2. Подати до податкової служби заяву про втрату документів разом із податковою декларацією за звітний період.

3. Отримати від контрагента копію контрольної стрічки з підписом та печаткою постачальника (у цьому випадку бажано надіслати офіційний лист-запит).

Зазначені дії будуть підтвердженням виконання необхідних дій по відновленню документів та відображенню витрат за такими документами в податковому обліку.

У разі якщо подання заяви до податкової та відновлення документів відбудеться в межах одного кварталу (що теж бажано), то такі операції не призведуть до коригувань у податковому обліку.

 

Максим Торопов  
податковий консультант, ревізор
ТОВ «Аутсорсинговий центр «БУХГАЛТЕР»