Накладні отримали, а товару немає: чи є вихід із ситуації
Вікторія МАТВЄЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Наша бюджетна установа закуповує різні матеріальні цінності (канцтовари, паливно-мастильні матеріали, памперси, посуд, одяг тощо).
Згідно з умовами договорів купівлі-продажу установа отримує матеріальні цінності, а потім перераховує за них кошти. Але постачальники надають нам лише первинні документи — накладні на матеріальні цінності, тоді як самі цінності ми отримуємо від постачальників тільки після здійснення оплати за них.
Як установі діяти в таких ситуаціях? Адже після отримання накладних матеріальні цінності потрібно оприбуткувати, але фактично в цей момент установа їх не отримує.
(м. Запоріжжя)
Ситуація, наведена у запитанні, знайома більшості бюджетних установ. Причини виникнення таких обставин теж всім добре відомі. Звичайно, перш за все це результат хронічної нестачі бюджетних коштів. Але у цьому матеріалі давайте поговоримо не зовсім про це. А краще з’ясуємо, чи є у бюджетних установ можливість запобігти виникненню таких складних ситуацій, та знайдемо разом шляхи їх вирішення.
Судячи із запитання, між бюджетною установою та постачальниками укладено договори купівлі-продажу товарів на таких умовах: розпорядник бюджетних коштів отримує товари від постачальника, а потім — перераховує за них оплату. На підставі цих умов договору установі потрібно було діяти таким чином:
1) при отриманні матеріальних цінностей оприбуткувати їх. Такі операції здійснюють на підставі первинних документів, які фіксують факти здійснення господарських операцій. При оприбуткуванні запасів оформлюють накладні (вимоги) за типовою формою № З-3, затвердженою наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130.
З цього приводу нагадаємо, що первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Така вимога до оформлення первинних документів передбачена ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.
Ми не випадково звертаємо увагу на цей момент. Справа в тому, що право власності у покупця за договором виникає з моменту передання матеріальних цінностей (якщо інше не встановлено договором або законом). Це правило набуття права власності на майно визначено ст. 334 Цивільного кодексу України від 16.01.2003 р. № 435-IV (далі — ЦКУ);
2) перераховувати кошти постачальнику за отримані матеріальні цінності у строк, визначений у договорі.
На жаль, такий порядок виконання умов договору не завжди виконують кожна із сторін договору. Саме про порушення з боку постачальника свідчить лист нашого читача.
Імовірно, у такій ситуації постачальники хочуть мати які-небудь гарантії того, що товар дійсно буде оплачено. Тому саме за цих підстав вони навмисно не передають його установі.
З одного боку, їх можна зрозуміти, але з іншого — ваша установа надто ризикує, погоджуючись на такі умови постачальників. Адже якщо є накладні, а товару фактично немає, то неприємності в установі можуть бути великі. Наприклад, як підтвердити фактичну наявність матеріальних цінностей при проведенні інвентаризації чи у разі здійснення перевірки контролюючими органами?
Звісно, сидіти склавши руки та чекати, доки постачальники погодяться на ті умови, які були б найбільш прийнятні для бюджетних установ, — це не вихід з такої ситуації.
Отож пропонуємо разом поміркувати, чи можна взагалі запобігти виникненню таких ситуацій та чи є які-небудь компромісні рішення.
Тому давайте далі з’ясуємо, чи можливо укласти договір купівлі-продажу на умовах попередньої оплати. У разі якщо така можливість відсутня, то є сенс укласти договір на таких умовах, які б дозволяли зберігати певний час матеріальні цінності безпосередньо у постачальника таких цінностей, але належати вони будуть установі. Що це за договір? Розглянемо детально кожен з цих варіантів.
Попередня оплата за товари: коли є право
Варто нагадати, що розрахунки бюджетних установ з юридичними і фізичними особами за товари, роботи та послуги розпорядники бюджетних коштів здійснюють лише після їх отримання, якщо інше не передбачено бюджетним законодавством, зокрема нормативно-правовими актами Кабміну. Така норма передбачена у ст. 49 Бюджетного кодексу України від 08.07.2010 р. № 2456-VI.
Так, постановою КМУ «Питання попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти» від 09.10.2006 р. № 1404 (далі — постанова № 1404) визначено конкретний перелік товарів, робіт та послуг, за якими може бути проведена попередня оплата, та строки авансування.
Далі з’ясуємо, чи можуть бюджетні установи за такі матеріальні цінності, як канцтовари, паливно-мастильні матеріали, памперси, посуд, одяг, здійснювати попередню оплату.
Відповідно до зазначеної постанови розпорядники бюджетних коштів можуть передбачати у договорах на закупівлю попередню оплату за:
— лікарські засоби і вироби медичного призначення — на строк не більше 3 місяців;
— інші товари вартістю не більш як 100 тис. грн. — на строк не більше 1 місяця.
Таким чином, бюджетна установа має право здійснити попередню оплату за товари, які потрапили до цих груп, з урахуванням вказаних термінів розрахунків. Також це повинно бути передбачено умовами договору купівлі-продажу та установі необхідно мати на руках відповідне рішення (дозвіл) головного розпорядника бюджетних коштів на здійснення попередньої оплати.
Тобто за таких умов установа спочатку перераховує попередню оплату за матеріальні цінності, а потім їх отримує (оприбутковує).
Як бачимо, така можливість є лише відносно деяких товарів, робіт та послуг. У разі якщо такі матеріальні цінності не згадуються в постанові № 1404, то установа не має право передбачити в договорі умови про попередню оплату за товари.
Договір зберігання: що за фрукт та з чим його їдять
Як ми вже зазначали, право власності на товар переходить до покупця з моменту передання матеріальних цінностей. Разом з тим є і деякі винятки з цього правила.
Наприклад, у ситуації, що розглядається, установа хоча і отримує первинні документи на матеріальні цінності, але фактично матеріальні цінності продовжують перебувати на складі постачальника. На нашу думку, вирішити таку проблему можна шляхом укладання договору відповідального зберігання з постачальником матеріальних цінностей.
Під відповідальним зберіганням розуміється операція, що здійснюється платником податків і передбачає передачу згідно з договорами зберігання матеріальних цінностей на зберігання іншій фізичній чи юридичній особі без права використання в господарському обороті такої особи з подальшим поверненням таких матеріальних цінностей платнику податків без зміни їх якісних або кількісних характеристик. Визначення цього терміна наведено у Податковому кодексі України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (п.п. 14.1.32).
Відносини сторін за договором зберігання врегульовано гл. 66 «Зберігання» ЦКУ. Згідно з ч. 1 ст. 936 цього Кодексу за договором зберігання одна сторона (зберігач) зобов’язується зберігати річ, яка передана їй другою стороною (поклажодавцем), і повернути її поклажодавцю у схоронності.
Договір зберігання укладають в письмовій формі у випадках, установлених ст. 208 ЦКУ, а саме між:
— юридичними особами;
— фізичною та юридичною особами;
— фізичними особами на суму, що перевищує в 20 і більше разів розмір неоподатковуваного мінімуму доходів громадян (більше 340 грн.).
Договір зберігання, за яким зберігач зобов’язується прийняти річ на зберігання в майбутньому, має бути укладено в письмовій формі незалежно від вартості речі. Згідно з ч. 1 ст. 937 ЦКУ письмова форма договору вважається дотриманою, якщо прийняття речі на зберігання посвідчене розпискою, квитанцією чи іншим документом, підписаним зберігачем.
Розмірковуючи про укладання такого договору, виникає запитання: на який строк установа може укласти з постачальником договір зберігання? Відповідь можна знайти у ст. 938 ЦКУ.
Зберігач зобов’язаний зберігати річ протягом строку, установленого у договорі зберігання. Після закінчення строку договору поклажодавець зобов’язаний забрати річ зі зберігання. З огляду на це установлення строку зберігання сторонам дозволено вирішувати самостійно. Але конкретний період часу зберігання все ж таки варто зазначити в договорі.
Якщо ж цього не сталося, враховуйте: закінчення строку зберігання в жодному разі не звільняє зберігача від обов’язку зберігати річ і надалі. Оскільки зберігач має повернути поклажодавцю річ, яку було передано на зберігання, або відповідну кількість речей того ж роду та тієї ж якості. Про це зазначено у ст. 949 ЦКУ.
Може статися так, що сторони взагалі не визначили строк зберігання в договорі (або він не може бути визначений виходячи з його умов). У цьому випадку зберігач зобов’язаний зберігати річ до пред’явлення поклажодавцем вимоги про її повернення.
Якщо строк зберігання речі визначений моментом пред’явлення поклажодавцем вимоги про її повернення, зберігач має право після закінчення звичайного для цих обставин строку зберігання вимагати від поклажодавця в розумний строк забрати цю річ.
Вирішивши укласти договір зберігання, будьте готові до того, що зберігач, як правило, потребує від установи плату за послуги зберігання. Який її розмір?
ЦКУ дозволяє вирішити це питання сторонам самостійно. Так, розмір і строки такої плати визначають в договорі. Якщо після закінчення строку зберігання поклажодавець не забирає річ, він зобов’язаний внести плату за весь фактичний час її зберігання. Установчими документами зберігача або договором може бути передбачено безоплатне зберігання речі (ст. 946 ЦКУ). При цьому якщо речі передаються зберігачу на умовах безоплатного зберігання, то поклажодавець повинен відшкодувати йому понесені витрати на зберігання речі, якщо інше не встановлено договором або законом.
Отже, тим бюджетним установам, які вирішать укласти зі своїми постачальниками договір зберігання, радимо ретельно оговорити кожен з пунктів такого договору, а особливо пункти, що стосуються строку дії договору зберігання та повернення майна. Про деякі особливості укладання такого договору мова йшла на сторінках газети «Бюджетна бухгалтерія», 2011, № 25, с 17.
Зверніть увагу: крім договору зберігання, факт передання матеріальних цінностей на зберігання та їх повернення необхідно оформити відповідними документами. Що ж це за документи?
По-перше, документами, що підтверджують передачу матеріальних цінностей на зберігання, є накладна або акт приймання-передачі матеріальних цінностей. Такі документи оформлюються у двох примірниках та підписуються зберігачем і поклажодавцем (бюджетною організацією). Зазначені документи оформляються відповідно до типових форм, затверджених наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130.
По-друге, під час передачі цінностей, право власності на які в результаті такої передачі не переходить (у тому числі й на відповідальне зберігання), також необхідно оформляти довіреність від одержувачів. На цей момент звертав увагу Мінфін у листі від 30.07.2003 р. № 04220-92. Тому при передачі цінностей на склад зберігача поклажодавець оформлює накладну на відпуск ТМЦ (або акт приймання-передачі) в обмін на довіреність від зберігача.
Також зазначимо, що повернення цінностей з відповідального зберігання здійснюють за умови надання довіреності установи, яка ці цінності передала на відповідальне зберігання. Така вимога визначена у п. 14 Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженої наказом Мінфіну від 16.05.96 р. № 99.
У разі відпуску цінностей частинами на кожний частковий відпуск оформлюють накладну (акт приймання-передачі або інший аналогічний документ) із зазначенням на ній номера довіреності та дати її видачі. При цьому один примірник накладної (або документа, що її замінює) постачальник передає одержувачу цінностей, а другий — додає до довіреності, яка залишається в нього. Зазначимо, що цей примірник він використовує для контролю за відпуском цінностей згідно з довіреністю, а також для проведення розрахунків з одержувачем.
Наостанок ще один важливий момент відносно договору зберігання. Матеріальні цінності, передані на зберігання, залишаються на балансі у поклажодавця, тобто бюджетної установи, якій вони належать.
Отже, за таких обставин установі варто визначити, який з наведених варіантів для неї більш прийнятний. Бажаємо успіхів!
Подскажите пожалуйста как быть: Приобрели бензин по талонам.Провели по бух.учету на основании накладной.В этом году такая марка бензина отсутсвует на АЗС.Поставщик предложил обменять на другую,которая дороже.Таким образом на нашу сумму нам выдадут меньшее кол-во литров.Как правильно все это провести по бух.учету в бюдж.организации.
Доброго дня! Поділіться досвідом застосування запропонованої практики: чи не виникає питань стосовно нецільового використання бюджетних коштів при укладенні договорів зберігання обладнання (матеріалів), які використовуються у діяльності установи? Якщо обладнання (матеріали) потрібні для виконання щоденних завдань, то для чого після їх "де-юре" отримання передавати їх на зберігання та додатково витрачати бюджетні кошти (навіть якщо плата за зберігання сміхотворна)? Якщо ж нагальної потреби у їх придбанні немає, то для чого їх придбавати і знову ж таки сприяти додатковим витратам бюджету. Прошу поділитися практикою спілкування саме з контролюючими органами. Наперед вдячний.
Є питання, якщо непроплачується 9 місяців і в цей час товар підвищується у ціні за одиницю (приклад системні блоки,принтери), то відповідь постачальника - доплатіть різницю. Як вийти з цього положення. Договір зберігання на канцтовари: зошити,папір і т.д при перевірці КРУ можна попросити постачальника показати, що цей товар є в наявності у нього на складі. ПИТАННЯ: як показати наявність 10 моніторів,10 системників,10 принтерів. Постачальник відповідає, що не буде купувати цей товар в ущерб своєї діяльності, бо не має впевненості в нашій оплаті.
Все ніби зрозуміло, проплатили накладну ,передали товар на зберігання і оформили відповідними документами, але як потім відображати в обліку накладні, якщо товар потрібно заберати частково.
Одне не зрозуміле, якщо вже Ви проплатили за товар, то навіщо віддавати його на зберігання, хіба у разі придбання аж цілої вантажівки (наприклад паперу), а працювати на чому? В цьому немає ніякої логіки, бо в держустановах нетакі вже великі кошти на канцтовари дуже частенько мусимо придбавати за власний рахунок.
Додавати коментарі можуть лише зареєстровані користувачі. [ Реєстрація | Вхід ]
