Зайва виплата заробітної плати
Виправляємо помилки
Нормативна база
• КЗпП – Кодекс законів про працю України від
01.06.72 р. № 322-VIII.
• ЦКУ – Цивільний кодекс України від 16.01.2003
р. № 435-IV.
• Постанова ВСУ № 13 – Постанова Пленуму
Верховного Суду України від 24.12.99 р. № 13 «Про практику застосування судами
законодавства про оплату праці».
• Положення № 88 – Положення про документальне
забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від
24.05.95 р. № 88.
• Методрекомендації № 356 – Методичні
рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджені
наказом Мінфіну від 29.12.2000 р. № 356.
КЗпП про помилки
Як випливає зі ст. 127 КЗпП, підприємство
(установа, організація) має право відрахувати із зарплати свого працівника
суми, зайво виплачені йому внаслідок лічильних помилок. При цьому власник
підприємства (установи, організації) або уповноважений ним орган вправі
прийняти рішення про відрахування, але не пізніше одного місяця з дня виплати
неправильно обчисленої суми.
Відразу звернемо увагу, що відрахування із
заробітної плати можуть провадитись тільки у випадках, передбачених
законодавством України, у т. ч. ст. 127 КЗпП. Отже, тільки при виявленні
лічильних помилок підприємство має право здійснювати відрахування із заробітної
плати свого працівника (і то – за певних умов), а при виявлені нелічильних
помилок такого права у підприємства немає.
Щоб вірно застосувати наведену законодавчу
норму, перш за все, потрібно вияснити, які помилки є лічильними, а які ні.
Види помилок
Згідно з частиною 24 Постанови ВСУ № 13, до
лічильних помилок належать неправильності в обчисленнях, дворазове нарахування
заробітної плати за один і той самий період тощо. Не можуть вважатися ними
помилки, не пов'язані безпосередньо з процесом обчислення. Іншими словами,
нелічильними є такі помилки, які виникли при помилковому застосуванні закону та
інших нормативно-правових актів, у т. ч. колективного договору. Приблизний
перелік лічильних та нелічильних помилок наведено в таблиці 1.
Таблиця 1. Помилки, пов'язані з надлишковою
виплатою заробітної плати
Лічильні помилки Нелічильні помилки
Вид Приклад Вид Приклад
1 2 3 4
1. Помилки в арифметичних (математичних) діях
Одержано невірний результат при додаванні складових частин заробітної плати (окладу,
доплат і премій), які окремо були розраховані вірно 1. Помилково застосовані
норми законодавства Оплачено відпустку більшої тривалості, ніж належить, в
результаті чого сума відпускних є завищеною; внаслідок помилкового трактування
норм закону із зарплати утримано внески до фондів загальнообов'язкового
соціального страхування в меншому розмірі і, як наслідок, грошей на заробітну
плату видано більше і таке інше
2. Помилки в результаті збою бухгалтерської
програми При застосуванні бухгалтерської програми одержано невірний (завищений)
результат під час нарахування зарплати 2. Помилково застосовано норми
внутрішніх розпорядчих документів підприємства, у т. ч. колективного договору
Нараховано та виплачено працівникові надбавку, яку йому не встановлено; помилково
нараховано та виплачено премію працівникам без відповідного розпорядження
керівника підприємства тощо
3. Механічна помилка при введенні даних до
бухгалтерської програми Оклад введено в більшому розмірі, пропущено цифру
утриманого ПДФО (внеску до фондів), невірно набрано число
Примітка. Зазначений перелік не є вичерпним.
Крім того, не зрозуміло, як ставитися до деяких ситуацій, пов'язаних із зайвою
виплатою заробітної плати. Наприклад, дворазове нарахування заробітної плати за
один і той самий період в результаті збою бухгалтерської програми (є процес
обчислення, щоправда помилковий) можна вважати лічильною помилкою. А якщо таке
дворазове нарахування сталося в результаті технічної помилки бухгалтера
(описка, опечатка в бухгалтерських та інших документах), внаслідок чого
працівник отримав зарплату за себе і за однофамільця, то вважаємо, що це
нелічильна помилка. Адже помилка виникла не в процесі складних обрахунків, а
внаслідок неуважності працівника бухгалтерії.
Є й інші помилки, які не можна однозначно віднести
до лічильних або нелічильних. Наприклад, через збій в роботі програми
дистанційного керування поточним рахунком в банку («клієнт-банк» тощо)
перераховано на зарплатний картковий рахунок працівника заробітну плату двічі.
З одного боку, помилка виникла не в процесі обчислення (зарплату нараховано
вірно); з іншого ж боку, законодавство і норми колективного договору не
порушені. Вважаємо, що в таких ситуаціях, за відсутності офіційних роз'яснень,
підприємство на свій розсуд має вирішувати питання щодо класифікації тієї чи
іншої помилки (краще перестрахуватися і в таких випадках не здійснювати
відрахування із зарплати працівника, а вимагати від нього повернення надлишково
виплаченої суми).
Наступним після визначення підприємством виду
помилки етапом є документальне її оформлення, визначення можливості і способу
повернення зайво виплачених сум заробітної плати. Від прийнятих рішень і
конкретних дій підприємства залежатиме відображення господарських операцій на
рахунках бухгалтерського обліку. Алгоритм дій підприємства при виявлені
лічильної чи нелічильної помилки в обох випадках практично ідентичний, але є й
свої особливості (див. схему 1 та 2).
Схема 1. Способи стягнення з працівника зайво
виплачених сум внаслідок бухгалтерської лічильної помилки1
(1 В даній публікації не розглядається питання
щодо залучення до розгляду спору між працівником та роботодавцем обраної на
підприємстві трудової комісії.)
Схема 2. Способи стягнення з працівника зайво
виплачених сум внаслідок бухгалтерської нелічильної помилки
Оформлення лічильної помилки
У випадку виявлення лічильної помилки
підприємство-роботодавець має більші шанси на повернення зайво виплачених сум,
ніж у разі, якщо такі зайві кошти виплачено внаслідок нелічильної помилки.
Так, у частині 24 Постанови ВСУ № 13, зокрема,
зазначено, що вимоги стосовно повернення працівником авансу, виданого в рахунок
заробітної плати, і зайво виплачених внаслідок лічильних помилок сум
розглядаються судами у разі, якщо роботодавець не має можливості провести
відрахування із заробітної плати у зв'язку з тим, що працівник оскаржує
підстави і розмір останнього, або минув місячний строк для видання відповідного
наказу (розпорядження), або з інших причин.
Отже, якщо працівник не оскаржує підстав
відрахування і його суму, утримати зайво виплачені грошові кошти за наявності
лічильної помилки можна з його майбутньої зарплати. Розглянемо це питання
детально, але спочатку поговоримо про оформлення лічильної помилки.
Чинним законодавством не затверджено форму
документа, яким слід зафіксувати факт виявлення лічильної помилки. Тому
пропонуємо використовувати складені підприємством документи залежно від того,
хто виявив помилку (бухгалтер, касир, працівник служби внутрішнього аудиту
тощо). Це може бути й акт інвентаризації, і бухгалтерська довідка, і доповідна
записка. Зі свого боку вважаємо, що в даному випадку зазначена помилка може
бути зафіксована в акті спеціально призначеної керівником підприємства комісії,
складеному в довільній формі (зразок 1).
Після отримання такого акту бухгалтерська служба
здійснює відповідні коригування в обліку методом складання бухгалтерської
довідки (зразок 2). А працівники, що отримали зайві суми заробітної плати,
інформуються про цей факт та про намір підприємства щодо утримання таких сум із
майбутніх заробітних плат (зразок 3).
Після складання бухгалтерської довідки потрібно
внести відповідні зміни до регістрів бухгалтерського обліку та первинних
документів з обліку заробітної плати, а за необхідності – і до звітності (форми
1-ДФ, звітність до фондів соціального страхування). В ситуації, що
розглядається, сплачені до бюджету ПДФО та внески до фондів із суми зайво
виплаченої заробітної плати обліковуватимуться в бухобліку як переплата.
Звертаємо вашу увагу на те, що у разі, якщо
працівникові або особі, що вже звільнилася, не може бути вручено повідомлення
особисто, то воно надсилається поштою (рекомендованим листом з повідомленням, з
описом вкладеного). Це робиться задля попередження у подальшому непорозумінь
між працівниками і підприємством (наприклад, працівник спочатку дав свою усну
згоду на відрахування, а потім почав пред'являти претензії стосовно одержання
заробітної плати у меншому розмірі тощо). Повідомлення особі, що вже
звільнилася, можна оформити за наведеною нами формою, в якій зазначити про
намір звернутися до суду у разі неповернення громадянином зайво виплаченої
суми.
Відсутність заперечень після одержання
повідомлення означає, що працівник не оскаржує підстав і розміру відрахування.
Але, звісно, краще, якщо працівник ще й надасть свою письмову згоду на
відрахування зайво одержаної суми з майбутніх заробітних плат (таку згоду можна
зафіксувати безпосередньо у повідомленні або ж навести в ньому свої
заперечення).
Якщо працівник не заперечує і строк для
прийняття рішення про утримання ще не минув, підприємство видає наказ (зразок
4) про відрахування зайво виплаченої суми (згідно зі ст. 127 КЗпП, не пізніше
одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми). З таким наказом
працівника потрібно ознайомити під розпис.
До відома
Відповідно до ст. 128 КЗпП, при кожній виплаті
заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 %, а
у випадках, окремо передбачених законодавством України, – 50 % заробітної
плати, яка належить до виплати працівникові. При відрахуванні з заробітної плати
за кількома виконавчими документами за працівником у всякому разі має бути
збережено 50 % заробітку. Наведені обмеження не поширюються на відрахування із
заробітної плати при відбуванні виправних робіт і при стягненні аліментів на
неповнолітніх дітей (у таких випадках розмір відрахувань із заробітної плати не
може перевищувати 70 %).
Таким чином, період відрахувань може
розтягнутися на декілька місяців. Але варто пам'ятати, що не допускаються
відрахування з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які,
згідно із законодавством, не звертається стягнення (ст. 129 КЗпП).
Якщо місячний строк для прийняття наказу
(розпорядження) про утримання минув або громадянин заперечує проти відрахування
або добровільного відшкодування зайво отриманої суми, стягнути ці суми
підприємству доведеться в судовому порядку. Згідно з частиною 24 Постанови ВСУ
№ 13, звернення до суду є можливим відповідно до правил ст. 233 КЗпП – протягом
одного року з дня виникнення права на відрахування відповідних сум.
Оформлення нелічильної помилки
Оформлення нелічильної помилки (наприклад,
бухгалтерією нараховано премію працівникові без відповідного розпорядження
керівника підприємства, внаслідок чого виявлено факт зайво виплаченої суми)
відбувається у вищенаведеному порядку. Щоправда, є й свої особливості.
Так, після фіксації факту виявлення нелічильної
помилки (наприклад, в акті) потрібно повідомити про це працівника (зразок 5)
або особу, яка вже звільнилася, та запропонувати добровільно повернути грошові
кошти (адже при виявленні нелічильних помилок підприємство не вправі
здійснювати відрахування із заробітної плати свого працівника). Якщо зайво
виплачену суму буде повернено, інцидент буде вичерпаний, якщо ж ні –
підприємство може звернутися до суду. При цьому слід врахувати, що згідно зі
ст. 1215 ЦКУ не підлягає поверненню безпідставно набута заробітна плата і
платежі, що прирівнюються до неї, пенсії, допомоги, стипендії, відшкодування
шкоди, завданої каліцтвом, іншим ушкодженням здоров'я або смертю, аліменти та
інші грошові суми, надані фізичній особі як засіб до існування, якщо їх виплату
здійснено фізичною або юридичною особою добровільно, за відсутності рахункової
помилки з її боку і недобросовісності з боку набувача.
Якщо ж судом буде прийнято рішення не на користь
підприємства, воно вправі розглянути питання щодо стягнення заподіяних
підприємству збитків з винної особи. Але це вже тема іншої публікації. Лише
нагадаємо наступне:
• згідно зі ст. 132 КЗпП, за шкоду, заподіяну
підприємству (установі, організації) при виконанні трудових обов'язків,
працівники, з вини яких заподіяно таку шкоду, несуть матеріальну
відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не понад свій середній
місячний заробіток (матеріальна відповідальність, розмір якої сягає вище за
середній місячний заробіток, допускається лише у випадках, зазначених у
законодавстві);
• згідно зі ст. 133 КЗпП, обмежену матеріальну
відповідальність несуть, зокрема, керівники підприємств (установ, організацій)
та їхні заступники, а також керівники структурних підрозділів на підприємствах
(в установах, організаціях) та їхні заступники – у розмірі заподіяної з їх вини
шкоди, але не понад свій середній місячний заробіток, якщо шкоду підприємству
(установі, організації) заподіяно зайвими грошовими виплатами, неправильною
організацією обліку і зберігання матеріальних, грошових чи культурних
цінностей, невжиттям необхідних заходів щодо запобігання простоям, випускові
недоброякісної продукції, розкраданню, знищенню і зіпсуттю матеріальних,
грошових чи культурних цінностей;
• випадки повної матеріальної відповідальності
визначені ст. 134 КЗпП (зокрема, працівники несуть матеріальну відповідальність
у повному розмірі шкоди, заподіяної з їхньої вини підприємству (установі, організації),
якщо відповідно до ст. 1351 КЗпП між працівником і підприємством укладено
письмовий договір про взяття на себе працівником повної матеріальної
відповідальності за незабезпечення цілості майна та інших цінностей, переданих
йому на зберігання або для інших цілей).
Зразок 1
Акт фіксації факту виявлення лічильної помилки
ТОВ «БРИГАНТИНА»
АКТ
виявлення лічильної помилки
02.12.2009 р. м. Київ
Мною, Білоусом Олегом Вікторовичем, бухгалтером
з обліку розрахунків по заробітній платі ТОВ «Бригантина», виявлено лічильну
помилку при нарахуванні заробітної плати за листопад 2009 р.
Помилка сталася в результаті додавання складових
частин заробітної плати (окладу, доплат і премій), які окремо були розраховані
вірно. Як наслідок, у листопаді 2009 р. було зайво виплачено заробітну плату
наступним працівникам:
Заяць Т. В. – у сумі 409 грн. 70 коп.;
Іванов О. М. – у сумі 409 грн. 70 коп.;
Боровець О. С. – у сумі 491 грн. 64 коп.
Виплату заробітної плати зазначеним працівникам
здійснено 30.11.2009 р. Загальна сума зайво виплаченої заробітної плати за
листопад 2009 р. дорівнює 1311 грн. 04 коп.
У зв'язку зі здійсненням зайвої виплати
заробітної плати зайво сплачено й податок з доходів фізичних осіб до бюджету та
внески до Пенсійного фонду і фондів загальнообов'язкового соціального
страхування, а саме (грн.):
Господарська операція
Було
Потрібно
Сума коригування
Нараховано заробітної плати, в т. ч.:
7600,00
6000,00
-1600,00
Заяць Т. В.
2500,00
2000,00
-500,00
Іванов О. М.
2500,00
2000,00
-500,00
Боровець О. С.
2600,00
2000,00
-600,00
Утримання:
Внески до Пенсійного фонду (2
152,00
120,00
-32,00
Внески до ФСС з ТВП (1
76,00
60,00
-16,00
Внески до ФСС ВБ (0,6
45,60
36,00
-9,60
Податок з доходів фізичних осіб
1098,96
867,60
-231,36
Виплачено заробітної плати, в т. ч.:
6227,44
4916,40
-1311,04
Заяць Т. В.
2048,50
1638,80
-409,70
Іванов О. М.
2048,50
1638,80
-409,70
Боровець О. С
2130,44
1638,80
-491,64
Нарахування на заробітну плату:
Внески до Пенсійного фонду(33,2
2523,20
1992,00
-531,20
Внески до ФСС з ТВП (1,4
106,40
84,00
-22,40
Внески до ФСС ВБ (1,6
121,60
96,00
-25,60
Внески до ФСС НВ (0,75
57,00
45,00
-12,00
Комісія у складі головного бухгалтера Червенко
Т. Г., начальника відділу кадрів Горох Н. С., і касира Величко С. М. факт
виявлення лічильної помилки та наведені розрахунки підтверджує.
Бухгалтер з обліку розрахунків
по заробітній платі
(підпис)
Білоус О. В.
Голова комісії:
головний бухгалтер (підпис) Червенко Т. Г.
Члени комісії:
начальник відділу кадрів (підпис) Горох Н. С.
касир (підпис) Величко С. М.
Зразок 2
Бухгалтерська довідка,
складена за фактом виявлення лічильної помилки*
(* Відповідно до Положення № 88 та з урахуванням
вимог Методрекомендацій № 356.)
Бухгалтерська довідка № 15 від 02.12.2009 р.
№ з/п Зміст операції Дебет Кредит Сума
Виправлення помилки, допущеної при нарахуванні
заробітної плати за листопад 2009 р.
1 Сторно зайво нарахованої заробітної плати за
листопад 2009 р.
(-1600,00)
2 Зменшення суми внеску до Пенсійного фонду (2
(-32,00)
3 Зменшення суми внеску до ФСС з ТВП (1,0
(-16,00)
4 Зменшення суми внеску до ФСС ВБ (0,6
(-9,60)
5 Зменшення ПДФО
(-231,36)
6 Зменшення сум внесків до фондів соціального
страхування, нарахованих на заробітну плату
(-591,20)
Виконавець (підпис) Білоус О. В.
Головний бухгалтер (підпис) Червенко Т. Г.
Зразок 3
Повідомлення працівника про відрахування
ТОВ «БРИГАНТИНА»
ПОВІДОМЛЕННЯ
02.12.2009 р.
Вих. № 225-К
м. Київ Головному інженеру
Зайцю Т. В.
Шановний Тарасе Вікторовичу!
Бухгалтерія ТОВ «БРИГАНТИНА» повідомляє, що в
результаті лічильної помилки, здійсненої бухгалтером з обліку розрахунків по
заробітній платі Білоус О. В., Вам було зайво виплачено заробітну плату за
листопад 2009 р. в сумі 409 грн. 70 коп. (чотириста дев'ять гривень сімдесят копійок).
Факт виявлення лічильної помилки підтверджений
відповідним актом комісії у складі головного бухгалтера Червенко Т. Г.,
начальника відділу кадрів Горох Н. С. та касира Величко С. М.
Враховуючи зазначений факт, пропонуємо Вам
добровільно повернути до каси підприємства зайво одержані кошти в сумі 409 грн.
70 коп. (чотириста дев'ять гривень сімдесят копійок) у строк до 09.12.2009 р.
включно. В іншому випадку зазначену суму буде відраховано із Вашої заробітної
плати згідно зі ст. 127 Кодексу законів про працю України.
Директор ТОВ «БРИГАНТИНА» (підпис) Москаленко С.
М.
Вручено
02.12.2009 р. (підпис) Заяць Т. В.
Не заперечую щодо відрахування
із зарплати зазначеної суми
02.12.2009 р.
(підпис)
Заяць Т. В.
Зразок 4
Наказ про відрахування зайво отриманої
працівником суми заробітної плати
ТОВ «БРИГАНТИНА»
НАКАЗ № 51-К
про відрахування із заробітної плати
03.12.2009 р. м. Київ
У зв'язку зі встановленням факту виявлення
лічильної помилки (акт від 02.12.2009 р.), допущеної при нарахуванні заробітної
плати, внаслідок чого зайво виплачено заробітну плату за листопад 2009 р.
головному інженерові Зайцю Т. В., технологу Іванову О. М. та інженеру Боровцю
О. С., керуючись ст. 127 Кодексу законів про працю,
НАКАЗУЮ:
1. Відрахувати із заробітної плати:
– Зайця Т. В. 409 грн. 70 коп. (чотириста
дев'ять гривень сімдесят копійок);
– Іванова О. М. 409 грн. 70 коп. (чотириста
дев'ять гривень сімдесят копійок);
– Боровця О. С. 491 грн. 64 коп. (чотириста
дев'яносто одну гривню шістдесят чотири копійки).
2. Відрахування почати із заробітної плати за
грудень 2009 р. з урахуванням обмежень, встановлених ст. 128 та ст. 129 КЗпП.
3. Виконання даного наказу покласти на головного
бухгалтера Червенко Т. Г.
Директор ТОВ «БРИГАНТИНА» (підпис) Москаленко С.
М.
З наказом ознайомлені:
Червенко Т. Г. (підпис) 03.12.2009 р.
Заяць Т. В. (підпис) 03.12.2009 р.
Іванов О. М. (підпис) 03.12.2009 р.
Боровець О. С. (підпис) 03.12.2009 р.
Зразок 5
Повідомлення працівника про повернення
ТОВ «БРИГАНТИНА»
ПОВІДОМЛЕННЯ
02.12.2009 р.
Вих. № 227-К
м. Київ Головному інженеру
Зайцю Т. В
Шановний Тарасе Вікторовичу!
Бухгалтерія ТОВ «БРИГАНТИНА» повідомляє, що в
результаті нелічильної помилки, здійсненої бухгалтером з обліку розрахунків по
заробітній платі Білоус О. В., Вам було зайво виплачено премію за листопад 2009
р. в сумі 525 грн. 20 коп. (п'ятсот двадцять п'ять гривень двадцять копійок).
Факт виявлення нелічильної помилки підтверджено
відповідним актом комісії у складі головного бухгалтера Червенко Т. Г.,
начальника відділу кадрів Горох Н. С. та касира Величко С. М.
Враховуючи зазначений факт, пропонуємо Вам
добровільно повернути до каси підприємства зайво одержані кошти в сумі 525 грн.
20 коп. (п'ятсот двадцять п'ять гривень двадцять копійок) у строк до 11.12.2009
р. включно. В іншому випадку ТОВ «БРИГАНТИНА» буде змушене звернутися до суду.
Директор ТОВ «БРИГАНТИНА» (підпис) Москаленко С.
М.
Вручено
02.12.2009 р. (підпис) Заяць Т. В.
Євгеній Губа Бухгалтер-експерт
«Заработная плата», февраль 2010 г., № 2 (44), с. 37
